Nesvarbu, ar jums tai patinka, ar ne, jokia veikla neįmanoma neprašant pagalbos ir pagalbos. Nesvarbu, ar dirbate mažoje, ar didelėje įmonėje, jūs privalote bendrauti su daugybe kitų organizacijų vadovų ir darbuotojų, savo kolegomis ar darbdaviais, partneriais ir klientais. Tuo pačiu metu jūs susirašinėjate dalykiniais ir asmeniniais, dažnai naudodamiesi el. paštu.
Žinoma, prašymo laiškas rašomas tik tada, kai tam yra rimta priežastis: reikalinga informacija, dokumentai, materialinė pagalba, bet kokie veiksmai. Todėl jo tekstas turi būti tinkamas. Jis turi aiškiai perteikti problemos esmę ir jos sprendimo būdus, norą ar reikalavimą. Tokiuose laiškuose nepriimtina taškyti emocijas, jos turėtų būti santūrios, net jei perskaitys artimiausias žmogus, jau nekalbant apie dalykinį susirašinėjimą. Juokinga, bet dauguma savo laiku etiketo taisyklių nesimokiusių korespondentų daro šią klaidą ir tekstuose rašo: „Neįtikėtina! Mes reikalaujame! Griežtai! Todėl dažnai toks per daug emocingas prašymo laiškas sulaukia ne lauktos reakcijos, ojį gavęs asmuo tiesiog ignoravo.
Kad taip nenutiktų, prieš pradėdami rašyti užduokite pagrindinius klausimus: „Kam tai skirta?“, „Kokį rezultatą reikia gauti? Po to bus lengviau suformuluoti pagrindinę frazę, pavyzdžiui: „Prašau jūsų finansuoti projektą…“, „Tikiuosi jūsų dalyvavimo…“Viename prašymo laiške gali būti keletas peticijų ar pasiūlymų adresu kartą, tada įtraukiami atitinkami žodžiai, pvz.: mes tikimės…“, „Kartu su tuo…“, „Tuo pačiu metu prašome pagalbos…“.
Jokiu būdu negalite nepaisyti elementaraus mandagumo taisyklių, todėl nesvarbu, ar tai asmeninis, ar verslo laiškas, prašymas turi būti suformuluotas teisingai. Ir kad ir kaip jums patiktų ar nepatiktų jo gavėjas, atminkite, kad to, kas parašyta tušinuku (klaviatūra), negalima nukirsti kirviu. Be to, bet kokią žinutę gali perskaityti ne tik adresatas, bet ir jo kolegos, artimieji, draugai. Kam daryti gėdą sau ir kitiems?
Etiketo taisyklėse, kaip ir dalykinio susirašinėjimo taisyklėse, labai svarbu mokėti pasisveikinti su pašnekovu. Net ir dirbant pardavėju kioske nepriimtina ką nors palikti be šio svarbaus nakvynės namų elemento, ypač kreipiantis į ką nors pagalbos. Todėl kiekvienas prašymo laiškas turėtų prasidėti glaustu ir pagarbiu pasisveikinimu ir baigtis geru palinkėjimu bei mandagiu atsisveikinimu, kurį perskaičius,adresatas, net ir nepažįstantis tavęs asmeniškai, supras, kad turi reikalų ne su isteriku, o su save valdančiu žmogumi.
Trumpai įsivaizduokime, kaip struktūriškai turėtų atrodyti prašymo laiškas? Pavyzdys: pasisveikinimas, trumpas situacijos aprašymas, klausimo ir peticijos esmė, pagalbos vilties išraiška, mandagus atsisveikinimas.
Mūsų gyvenime kiekvieną dieną savo veiksmais ir veiksmais savo noru ar nesąmoningai kuriate sau reputaciją. Jūsų rašomi laiškai yra labai svarbi šio gyvenimo proceso dalis.
