Bet kurios įmonės veikla reikalauja griežtos kontrolės, siekiant išvengti klaidų ir jų neigiamų pasekmių, nustatyti ekonominius nusik altimus ir su jais susijusius asmenis. Tuo tikslu atliekami specialūs patikrinimai – privalomi ir iniciatyviniai auditai. Žinant šių sąvokų esmę, kokie jų skirtumai ir kokios jos yra praktikoje, pravers ne tik ekonomistams, buh alteriams ir finansininkams, bet ir šiuolaikiniams išsilavinusiems žmonėms.
Sąvoka ir esmė
Žodis „auditas“reiškia įmonės ūkinės, ūkinės ir finansinės veiklos auditą, kurį atlieka nepriklausomi specialistai, įgiję specialų mokymą ir atestuoti galiojančių teisės aktų nustatyta tvarka, taip pat valstybinius (federalinius) ar tarptautinius standartus. Egzistuoja keli tokio patikrinimo tipai, iš kurių dažniausiai du – privalomasis ir iniciatyvinis. auditas,kuri atliekama laikantis įstatymo reikalavimų, vadinama privalomuoju. Pavyzdžiui, tokius auditus turėtų atlikti akcinės bendrovės, profesionalūs finansų ar akcijų rinkos dalyviai, draudimo bendrovės, bankai ir kt. Šio audito rezultatai siunčiami valstybinėms įstaigoms, kurios prižiūri tokių įmonių veiklą. Su iniciatyviniu auditu viskas yra visiškai kitaip. Iš paties pavadinimo matyti, kad toks patikrinimas nėra privalomas, o atliekamas tik įmonės prašymu ar vidiniu poreikiu. Šio audito rezultatai niekur nesiunčiami, o naudojami savininkų ar vadovų, kad galėtų ištirti ir priimti atitinkamus sprendimus.
Renginio iniciatoriai
Sprendimą atlikti neprivalomą patikrinimą galima:
- Akcinei bendrovei - akcininkai, stebėtojų taryba arba audito komisija (šie organai yra privalomi tokiai juridinio asmens organizacinei ir teisinei formai), taip pat vykdomasis organas (direktorių valdyba), lentos ir kt.).
- Už ribotos atsakomybės bendrovę, papildomos atsakomybės bendrovę, komanditinę ūkinę bendriją, privačią įmonę ir pan. - savininkai, stebėtojų taryba arba audito komisija (jei jų išrinkimas ar paskyrimas numatytas vidaus dokumentuose). Be to, sprendimą taip pat gali priimti vykdomasis organas (direktorius, vadovas, bendrovės prezidentas pagal įstatusveidas).
- Asmeniui – verslininkui – pats verslininkas.
Sąlygos ir funkcijos
Iniciatyvinis auditas dažniausiai atliekamas staiga, t.y., neįspėjus suinteresuotų šalių (vyr. buh alterio, finansų direktoriaus ir kt.), siekiant išvengti dokumentų keitimo ar informacijos pasikeitimų. Toks patikrinimas trunka neilgai, netrikdant normalios įmonės veiklos, išskyrus būtinybę atlikti inventorizaciją.
Iniciatyvinį auditą nepageidautina patikėti tai pačiai įmonei ar firmai, kuri konsultuoja įmonę jos veikloje. Tai padės nustatyti klaidas ir netikslumus, atsiradusius vykdant veiklą ir kuriuos auditorius netyčia ar tyčia praleido anksčiau, nes buh alterio ir audito įmonės susitarimai yra nedažni, bet vis tiek nutinka.
Studijų dalykas
Kadangi iniciatyvos auditas atliekamas išskirtinai savo nuožiūra, užsakovas pats nustato studijų objektus. Tai gali būti:
- Tinkama buh alterinė apskaita ir mokesčių apskaita (pirminių dokumentų, sąskaitų plano ir sąskaitų rengimas ir apskaita, mokesčių ir rinkliavų apskaičiavimas ir kt.).
- Sutarčių ir sutarčių sąlygų atitikimas rinkos sąlygoms.
- Teisingas finansinių ir kitų ataskaitų rengimas ir pateikimas fiskalinei tarnybai ir kitoms įmonės veiklą kontroliuojančioms valstybės institucijoms.
- Finansiniai ir ekonominiai įmonės rezultatai (likvidumas, finansinis nepriklausomumas,atsparumas rinkos svyravimams ir kt.).
- Įmonių valdymas (akcininkų ar steigėjų susirinkimų sušaukimo ir vedimo, sprendimų priėmimo ir kt. tvarkos teisės aktų reikalavimų laikymasis).
- Atsargų ir gatavų gaminių, pinigų ir kito turto, taip pat ilgalaikio turto inventorizacija.
- Tikrinti, kad kainos teisingos.
Kada tai turėtų būti padaryta?
Iniciatyvus įmonės auditas yra gerai apmokamų specialistų darbas, todėl įmonės jį atlieka ne reguliariai, o tik esant būtinybei. Tokio patikrinimo gali prireikti, pavyzdžiui, šiais atvejais:
- Prieš suplanuotą fiskalinių institucijų patikrinimą (mokesčių tarnyba).
- Nustatyti įmonės vertę ketinant ją parduoti.
- Planuojant pritraukti investicijų, taip pat gauti didelę paskolą ar kreditą.
- Už svarbių verslo sprendimų, susijusių su įmonės finansine ir ekonomine būkle, priėmimą.
- Jei kyla įtarimų dėl vyriausiojo buh alterio ar direktoriaus veiklos, taip pat siekiant pakeisti šias pareigas einančius asmenis.
Patikrinimo rezultatai
Iniciatyvaus audito atlikimas suteikia galimybę įmonės savininkams ir vadovams kontroliuoti buh alterių, ekonomistų ir finansininkų darbą bei įvertinti visos įmonės veiklą. Be to, ekspertai patarspašalinti klaidas ir netikslumus, taip pat sufleruoti, kaip to išvengti ateityje. Remdamasis audito rezultatais, auditorius taip pat gali padėti priimti teisingus sprendimus tiek dėl pačios įmonės pagrindinių sandorių, tiek dėl savininkų ketinimų ją parduoti, sujungti ar perimti.
Auditoriaus ataskaita
Iniciatyvus auditas baigiasi pilnos ataskaitos perdavimu užsakovui, kuri vadinama „Auditoriaus nuomone“. Šiame dokumente turi būti:
- Patikrinimo objekto aprašymas. Pavyzdžiui, metinės finansinės ataskaitos, apskaitos įrašų teisingumas, atsargų ir pagamintos produkcijos apskaitos tikslumas ir kt.
- Audito laikotarpis, taip pat apimtas laiko intervalas.
- Reglamentiniai dokumentai, kurie buvo naudojami auditoriaus darbe.
- Šansų apskaičiavimas.
- Išvados ir rekomendacijos.
- Visa informacija apie auditorių, jo valstybinės registracijos ir atestavimo duomenys.
Išvada turi būti susiūta, pasirašyta ir užantspauduota. Už audito rezultatus ir išvadas atsako auditorius, todėl esant reikalui šis dokumentas gali būti naudojamas teisme, tačiau tik tuo atveju, jei klientas ir auditorius nėra susiję asmenys.
Būti ar nebūti?
Jei pasitikėjimas buh alteriu yra 100%, o didelių apyvartų, ketinimų parduoti ar didelių sandorių nėra, tai kiek mažai įmonei reikalingas iniciatyvus auditas? Tokių tikslas ir vertėtikrina, ar tai atlieka aukšto lygio specialistai, kurių nuolatinės išlaikyti smulkusis verslas neišgali. Pastaruoju metu fiskalinėms tarnyboms ir kitoms priežiūros ir reguliavimo institucijoms skiriamos baudos smarkiai didėja, niekas neapsaugotas nuo buh alterinės apskaitos ar mokesčių apskaitos klaidų. Štai kodėl net ir mažos įmonės turėtų atlikti iniciatyvinį auditą bent kartą per metus.
