Pagrindinės biuro darbuotojo ir valstybės tarnautojo dalykinio etiketo normos ir taisyklės

2024 Autorius: Henry Conors | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-02-12 10:24

Pradėję dirbti greitai suprasite, kad gebėjimas laikytis pagrindinių dalykinio etiketo taisyklių prisideda prie profesinės sėkmės bet kurioje srityje ir yra vertinamas taip pat aukštai, kaip ir dalykinės savybės. Tai padės lengvai įsilieti į bet kurią komandą ir greitai įgyti pasitikėjimą kolegomis bei vadovybe, ypač jei greitai pavyks suvokti skirtumą tarp dalykinio ir pasaulietinio etiketo ir išmokti pasirinkti tinkamą elgesio liniją.

Pagrindinis verslo etiketas

Geros manieros tarnyboje ar vyriausybės įstaigoje šiek tiek skiriasi nuo to, kas laikoma padoriu (įprastu) lauke.

• Jei vadovas yra vyras, moterys neturėtų tikėtis, kad jis atsikels, kai įeina į biurą. Nors tarp bosų yra gerai išaugintų vyrų, kuriems šis įprotis yra perkeltas iki reflekso lygio ir kurie visada atsikelia, kai į kambarį įeina dama, tai išimtis. Ir tegul būna gražu, bet vis tiek pasaulietinis tonas darbe yra netinkamas. Biure,vyriausybinėje įstaigoje vyras bosas pirmas įeina pro duris, o kai vykstate į komandiruotę, jis pirmas įsėda į automobilį.
• Žodžiai „ačiū“ir „prašau“darbo aplinkoje yra dar labiau pageidaujami nei „socialiniame gyvenime“. Dėkokite kolegoms už bet kokią, net ir nereikšmingiausią paslaugą, ir nepamirškite apie „stebuklingą žodį“, kai pateikiate prašymą ar tiesiog perduodate savo vadovų nurodymą vienam iš darbuotojų.
• Visada šypsokitės, kai sveikinatės su kolegomis ir grąžinkite juos su šypsena.
• Kalbėkitės su žmonėmis ramiu, draugišku tonu ir parodykite jiems dėmesio ženklus, nepaisant jų lyties.
• Jei vyras, einantis priešais jus prie durų, turi daug dokumentų, aplenkite jį, kad atidarytumėte duris ir paleistumėte. Pagalba biure visada turi būti tas, kuriam patogiau ir patogiau, tačiau oficialiuose santykiuose yra aiški hierarchija, kurią privalai jausti ir išlaikyti. Tai nereiškia, kad turėtumėte būti drovūs prieš savo viršininkus ar rodyti didesnį dėmesį kiekvienam žodžiui, ne, bet turėtumėte duoti jam ar jai deramą pagarbą.

Priimtos verslo etiketo taisyklės gali labai skirtis ne tik skirtingose pramonės šakose, bet ir atskirose įmonėse. Tačiau yra taisyklių, kurių privalo laikytis ir biuro darbuotojai, ir valdžios darbuotojai. Tarp jų – punktualumo laikymasis, įmonės įvaizdžio laikymasis aprangoje, gebėjimas saugoti paslaptis ir galimybė asmenines problemas palikti už darbo ribų. Pakalbėkime apie kiekvieną iš šių taisyklių išsamiau.

Reikia viską padaryti laiku

Verslo etiketo taisyklės biure, valstybinėje įstaigoje reikalauja, kad į darbą visada atvyktumėte laiku, visas užduotis atliktumėte laiku. Vėlavimas, vėlavimas atlikti darbus, kurie turi būti pateikti tiksliai pažadėtu laiku, yra nepriimtini.

Niekada nepraleiskite verslo susitikimo, ateikite į juos anksti, kad nesukeltumėte pavojaus įmonės, o ne tik savo, reputacijai. Jei reikia vėluoti, įspėkite apie tai iš anksto, valdžia turėtų žinoti, kur esate. Atminkite, kad tikslumo laikymasis, punktualumas visais klausimais yra nepakeičiamos valstybės tarnautojo ir biuro darbuotojo dalykinio etiketo taisyklės, taip pat pagarbos aplinkiniams apraiška, natūralu bet kuriam išsilavinusiam žmogui.

Kaip tinkamai rengtis biure ar valstybės tarnyboje

Reikia laikytis įprasto verslo aprangos kodo.

• Darbuotojo išvaizda turi atitikti įmonės įvaizdį, sukurti malonų įspūdį, o dirbant valstybinėje įstaigoje tai dar svarbiau.
• Moterys privalo dėvėti sijonus ir sukneles ne ilgesnius nei kelius, leidžiami pritaikyti kelnių kostiumai. Dirbant biure nepriimtina dėvėti ryškių, prašmatnių spalvų drabužius su blizgučiais, kalnų krištolą ir aptemptus drabužius.
• Vyrai turėtų laikytis dalykinės aprangos, dėvėti kostiumus, kelnes, marškinius su kaklaraiščiu arba be jo. Džinsus ir megztinius geriausia neįtraukti į darbo spintą.
• Galite dėvėti į darbąkuklūs papuošalai, derantys prie aprangos, taip pat kitos kostiumo detalės.

Privatumo politika

Turite mokėti saugoti įmonės, bet kokio sandorio paslaptis, nepratęsdami šios temos nei su kolegomis, nei su artimaisiais. Neskaityti kitiems asmenims skirtų laiškų, visus pranešimus perduoti asmeniškai, be tarpininkų ir pašalinių asmenų. Jei reikia išsiųsti faksogramą, iš anksto paskambinkite adresatui, kad jis būtų šalia ir galėtų asmeniškai priimti dokumentą ar laišką. Nemaišykite asmeninio gyvenimo su darbu, nekalbėkite apie gyvenimo problemas, neieškokite paguodos ir neprašykite kolegų pagalbos. Biure svarbu išlaikyti ramybę ir gerą nuotaiką, nepaisant blogos nuotaikos. Šių valstybės pareigūno ir biuro darbuotojo verslo etiketo taisyklių reikia griežtai laikytis.

Tu ir tavo viršininkas

Pavaldinių dalykinio etiketo taisyklės reiškia nuotolinį, nepažįstamą kreipimąsi į vadovą. Net jei viršininkas (bosas) yra mergina ar jaunas vyras, tik šiek tiek vyresnis už jus, verta pasakyti „tu“. Jei esate vadovo kabinete ir įeina verslo partneris ar kitas viršininkas, ar pasiliekate, ar išeinate, jis turi nuspręsti, ar paprašys jūsų išeiti, nėra jokios priežasties jaustis apleistas. Jei jūsų viršininkas įžeidinėja jus nepažįstamų žmonių akivaizdoje, neatsakykite tuo pačiu. Jei susierzinate, nešokkite iš biuro, pasistenkite ramiai išeiti ir susiraskite nuošalią vietą, kur galėtumėte nusiraminti. NeAptarkite, kas nutiko, su kolegomis. Su vadovu galite susitarti ne darbo valandomis, ramiai išklausydami jo pageidavimus ir išsakydami nusiskundimus. Kuo aukštesnis viršininkas, tuo sunkesnis jūsų vaidmuo, o kai kuriose situacijose svarbu atsiminti dalykinio etiketo taisykles. Jei ypač gerbiamą žmogų reikia palydėti įstaigos koridoriumi, reikia praverti duris, kad pro šalį būtų įleistas svarbus svečias, o tada, atsiliekant vos per ketvirtį žingsnio, judėti šalia. Jei koridorius išsišakoja, kryptį teks nurodyti grakščia gestu. Jei koridorius vingiuoja, galite pasakyti „Leisk man tave vaikščioti“ir tada drąsiai eiti į priekį.

Keli žodžiai apie blogas manieras

Yra verslo etiketo normos ir taisyklės, kurios yra vienareikšmės visiems darbuotojams: neskaitykite svetimų laiškų, kalbėkite santūriai ir mandagiai, būkite draugiški su kolegomis ir laikykitės atstumo nuo viršininkų. Tačiau kartais darbe šioms taisyklėms daroma išimtis, pavyzdžiui, kai reikia rasti dokumentą kito darbuotojo, kurio nėra, stalo. Bendras elgesys tarnyboje ir biure turi būti orus, nepriekaištingos manieros. Nuolat reikia stebėti savo elgesį, kaip vaikštai, bendrauji, sėdi. Atminkite, kad nepadoru viešai liesti nosį, ausis, plaukus ar kitas kūno dalis.

Ko niekada nereikėtų daryti darbo vietoje:

• Kramtykite, išsirinkite dantis.
• Rašyti rašiklius, pieštukus, popierių ar nagus.
• Teisingas makiažas, manikiūras, dažyti lūpas darbo vietoje – tai pagrindinės taisyklėsverslo etiketas sekretorei.
• Žovokis neuždengdamas burnos.
• Padėkite kojas ant stalo, sukryžiuokite kojas

Reikalaujama kasdien:

• Turėkite švarius drabužius, plaukus, kūną, naudokite dezodorantą, bet ne kvepalus.
• Nešiokis tvarkingą nosinę.
• Rūpinkitės savo dantų sveikata.

Šios taisyklės ir pageidavimai – nepamainomos etiketo normos, leidžiančios tapti ne tik geru, vertingu darbuotoju, bet ir maloniu žmogumi, su kuriuo norisi turėti reikalų. Išvaizda yra geriausias būdas parodyti pagarbą kitiems žmonėms.

Geros manieros taisyklės bendraujant su kolegomis

Kai pirmą kartą pradedate dirbti biure ir susipažįstate su kolegomis, pradedate kurti santykius, kurie lems atmosferą komandoje ir bendro darbo rezultatus. Kaip elgtis norint juos laimėti? Būkite draugiški su visais, bet nesistenkite iš karto suartėti su vienu žmogumi, skirkite sau šiek tiek laiko geriau pažinti žmones. Nedvejodami teiraukitės darbuotojų apie darbą, tačiau iš pradžių su jais nesikalbėkite asmeniškai. Nesijaudinkite, jei jums nepavyko prisijungti prie komandos nuo pirmos dienos, nieko blogo. Visada padėkokite kolegoms už pagalbą ir nepamirškite neperžengti dalykinio bendravimo etiketo taisyklių.

Pavyzdžiui:

• neerzinkite kolegų savo pokalbiais ir nesikiškite į kitų žmonių pokalbius;
• neplepėkite ir neklausykite paskalų, nesiklausykite kitų žmoniųtelefono skambučiai;
• neaptarinėkite sveikatos ir kūno funkcijų problemų su kolegomis;
• nesistenkite reikšti ar primesti savo asmeninės nuomonės jokia proga;
• nieko nebark nepažįstamų žmonių akivaizdoje, net jei tris kartus esi teisus, staiga praradai savitvardą – tučtuojau atsiprašyk;
• neapsimetinkite, kad esate labiau užsiėmę nei kiti, kartais galite mandagiai paprašyti kolegų netriukšmauti, bet darykite tai mandagiai ir neskambindami;
• nebūk savanaudis, savo tarnybiniu uolumu stenkitės nepakenkti kolegoms, kad užsitarnautumėte pranašumą ar sulauktumėte savo viršininkų palankumo.

O pagrindinė dalykinio etiketo taisyklė tiek biuro darbuotojui, tiek valstybės tarnautojui yra tokia: „Bendraujant su kolegomis ir vadovybe turi būti mandagus, taktiškas, mandagus ir tolerantiškas, niekada nesivelti į emocijas."

Telefono etiketas sekretorei

Pirmasis įspūdis apie įmonę dažnai susidaro telefonu, o blogo pirmojo įspūdžio sunku atsikratyti. Labai dažnai skambinant į įmonę verslo reikalais galite susidurti su atsakymu, kuris neturi nieko bendra su verslo etiketu ar paprastomis mandagumo taisyklėmis. Vieni darbuotojai tarnybiniu telefonu atsiliepia tarsi darydami paslaugą, kiti nemano, kad reikia įvardyti įmonės ar padalinio. Ir visi žino, kaip malonu po to kalbėtis telefonu su geranoriškais žmonėmis, kurie atsako greitai, maloniai ir išreiškia norą padėti.

Į telefono skambučius dažniausiai atsiliepia sekretorius, tačiau ne tik jis, bet ir visi darbuotojai turėtų žinoti pagrindines dalykinio bendravimo etiketo taisykles, kurių svarbu laikytis bendraujant telefonu.

• Neverskite žmonių laukti atsakymo, iškart pakelkite ragelį ir atsiliepkite. Jei negalite kalbėti, paprašykite perskambinti, neverskite skambinančiojo laukti. O muzikos prijungimas prie linijos, kad užpildytų spragą, laikomas blogu manieru.
• Iš karto po to, kai pakelsite ragelį, pasisveikinkite, pavadinkite savo įmonę ir prisistatykite. Jei dirbate didelėje įstaigoje, turite nurodyti konkretų skyrių, kuris padės skambinančiajam susirasti kelią.
• Kai telefono prašoma kito asmens, priimkite jam skirtą žinutę arba pasiūlykite perskambinti vėliau.
• Pokalbio metu valdykite save ir elkitės teisingai net su lėčiausiais klientais. Jei asmuo yra ant krašto, padėkite jam nusiraminti, bet atsakydami į įžeidimą tiesiog padėkite ragelį.
• Stebėkite savo kalbą ir rinkitės žodžius, atminkite, kad žargonas verslo komunikacijoje yra visiškai netinkamas. Niekada nesakyk „taip“arba „gerai“, tiesiog „taip“, „gerai“arba „žinoma“.
• Laikykite telefoną rankose, o ne tarp peties ir smakro, kalbėkite aiškiai ir tiesiai į mikrofoną, o ne pro šalį. Ir niekada nekalbėk pilna burna.
• Kai skambinate, pasisveikinkite ir nedelsdami atpažinkite save ir įmonę, kurią atstovaujate. Būkite mandagus, trumpas ir konkretus.

Verslo etiketas bendraujant su lankytojais

Vyriausybės darbuotojai ir biurų darbuotojaidarbuotojai dažnai priima klientus savo biure. Čia be galo svarbios geros manieros, žmonės mėgsta bendrauti su žmogumi, kuris parodo jiems pagarbą. Visko reikia laikytis dalykinio bendravimo ir elgesio etiketo taisyklių: ir sutinkant lankytoją prie durų, padedant jam nusirengti, ir nelaikant jo laukti. Jei vis tiek teks palaukti, būtinai atsiprašykite, net jei dėl šio vėlavimo k altas ne jūs, pasiūlykite jam arbatos ar kavos. Sutikite žmones draugiškai šypsodamiesi, stenkitės užmegzti neformalius kontaktus, bet niekada apie nieką neplepėkite. Pokalbyje laikykitės atstumo, bet būkite teisingi, mandagūs ir kantrūs. Palydėkite lankytojus prie biuro durų taip, lyg jie būtų jūsų svečiai.

Geras tonas verslo laiškuose

Darbo susirašinėjimo etiketo taisyklės turi įtakos ir išvaizdai, ir turiniui, pačiam laiško turiniui. Prieš rašydami turite sudaryti planą, kuris padėtų glaustai ir aiškiai išdėstyti reikalo esmę. Kartu svarbu atsižvelgti į keletą privalomų dalykinės korespondencijos vedimo taisyklių.

1. Raidė turi būti parašyta teisingai pagal stilių, rašybą ir skyrybos ženklus.
2. Oficialios žinutės dažniausiai spausdinamos, tai yra pagarbos adresatui ženklas.
3. Pagal gero elgesio taisykles, nė viena raidė, išskyrus padėką, neturėtų likti neatsakyta.
4. Laiškas turi būti tvarkingai suformatuotas, verslo laiškus įprasta rašyti tik ant b alto A-4 formato popieriaus.
5. Visada nurodykite raidžių datą apačioje kairėje ir palikite asmeninį parašą, pavardę irinicialai.
6. Kreipdamiesi įprasta vartoti žodį „gerbiamieji“, o asmeninį įvardį „Tu“rašyti didžiąja raide.

Pabaigoje

Tobulumas pasiekiamas kruopštumu ir kartojimu. Siekite viskuo tobulumo, skelbkite dalykinio etiketo taisykles – laikymosi, kalbėjimo ir judėjimo būdu, tačiau nesustokite tik ties išorine gerų manierų apraiška, pataisykite savo charakterio trūkumus, būkite dėmesingi. kolegoms, mokykitės ištvermės ir kantrybės, elkitės su savimi ir elkitės su kitais žmonėmis vienodai pagarbiai. Jei dirbsite kruopščiai, netrukus pastebėsite rezultatus, kurie pakeis jūsų gyvenimą.