Projekto veikla leidžia efektyviausiai valdyti turimų išteklių, laiko ir galutinio produkto kokybės santykį. Kompetentingo planavimo pagalba galima laiku įgyvendinti korekcinius valdymo veiksmus bet kuriuo metu kiekviename projekto gyvavimo ciklo etape. Tinkamos metodikos naudojimas leidžia iš anksto apskaičiuoti visas techninės dokumentacijos rengimo išlaidas, vidutinę įgyvendinimo trukmę, nustatyti atsakingus asmenis kiekviename etape (OBS struktūra, RAM matrica). Svarbu teisingai suplanuoti visą darbų sąrašą (sudaryti projekto WBS pagrindą) ir jų įgyvendinimo seką (pavaizduoti PDM tinklą). Iš anksto turėtų būti nustatyta užduočių grandinė, kurios eiga turėtų būti atidžiau kontroliuojama. Kadangi jie neturi rezervo, bendra jų įgyvendinimo trukmė lemia bendrą projekto trukmę (pagal kritinio kelio metodą).
Žymiai palengvinti valdymą palengvina tokia priemonė kaip atsakomybės matrica (arba tiesinėtvarkaraštis). Jis sukurtas remiantis iš anksto sukurta WBS struktūra (hierarchinis atliekamo darbo pagrindas) ir OBS struktūra (organizacinė struktūra pagal atlikėjus). Jis naudojamas vadovavimui diegiant atsakomybės principą (principinė atsakomybė).
Būtina individualizuoti kiekvieną programoje esančią užduotį pagal atitinkamus specialistus. Projektui sukuriama atsakomybės matrica - tai planuojamų jungčių rodymas (dažniausiai - grafinis). Jis pavaizduotas lentelės forma, pagrįsta WBS ir OBS struktūrų santykiais. Tada pirmasis vaizduojamas kaip vertikalios matricos eilutės, o antrasis - kaip horizontalūs stulpeliai. Kiekvienam WBS elementui nurodomas darbuotojas, kuris koordinuos jo įgyvendinimą. Atitinkamas ženklas dedamas dviejų komponentų sankirtoje.
Atsakomybės matrica, jei atlikta teisingai, turėtų duoti supratimą apie tai, kas valdo kiekvienos nuorodos vykdymą žemesnio lygio hierarchinėje struktūroje. Tik vienas asmuo gali būti atsakingas už bet kurio WBS elemento vykdymą. Tačiau kelių darbo komponentų eigą gali kontroliuoti vienas asmuo.
RAM – taip trumpai žymima projekto atsakomybės matrica (Responsibility assignment matrix) – ataskaitų ir atsakomybių pasiskirstymas lentelės pavidalu. Kad programa būtų gerai organizuota, reikia laikytis taisyklės, kad vykdant bet kuriątikslus kontroliavo tam tikras valdymo organas. Pavyzdžiui, projekto vadovas – misija (visos užduotys), atsakingi vykdytojai – atskiri elementai ir t.t. Tiesą sakant, tokiu būdu statomas tikslų medis. Ji turi atitikti statinio padalijimo tvarką, kuriai pavedama įgyvendinti idėją. Visų suplanuotuose darbuose dalyvaujančių asmenų funkcinės pareigos nustatomos atsakomybės matrica. Jis skirtas nustatyti užduočių rinkinį, o žmonės yra asmeniškai atsakingi už jų įgyvendinimą.
Dedikuota programinė įranga palengvina projekto rengimą. Su jo pagalba galite daug greičiau sukurti WBS ir OBS struktūras, darbų sąrašus su organizavimu pagal fazes ir valdymą. Sukurta ta pati RAM atsakomybės matrica, bet išsamesne forma. Taigi be nereikalingų pastangų galima gauti reikiamas lenteles atitinkamuose programinės įrangos paketuose. Taip pat, jei reikia, greitai pakeiskite bet kokius projekto duomenis, tuo pat metu gaudami atnaujintą grafinį ekraną.
