Žodis protokolas yra visų lūpose. Ją nuolat girdi biuro darbuotojai susirinkimų metu, policijos pareigūnai tai naudoja savo profesinėje veikloje, o valstybės vadovai ir diplomatai priversti laikytis jo diktuojamų taisyklių. Kas yra protokolas? Sužinosime toliau.
Protokolo reikšmė
Kaip ir daugelis kitų terminų, šis žodis turi keletą reikšmių. Viskas priklauso nuo veiklos srities, kurioje pritaikoma norima koncepcija. Taigi, pažvelkime į dažniausiai pasitaikančias situacijas, kai įprasta kalbėti apie protokolą.
Kalbant apie verslo aplinką, protokolas yra dokumentas, aprašantis vykstantį įvykį (posėdis, susirinkimas, direktorių taryba ir kt.).
Aukščiau jau minėjome apie policiją, kuri taip pat dažnai surašo panašų dokumentą. Šiuo atveju numanomas nusik altimo ar teisės pažeidimo fakto nustatymas.
Tarptautiniu formatu protokolas yra taisyklių rinkinys, kurio reikia laikytis oficialiuose vyriausybės pareigūnų ir diplomatinių veikėjų susitikimuose. Pavyzdžiui, yra vadovų susirinkimų protokolasvalstybėse arba lankantis pas prezidentą.
Tačiau šiame straipsnyje daugiausia dėmesio skirsime verslo protokolų sąvokai.
Susitikimo minutės
Verslo susitikimai yra neatsiejama visų verslo aplinkos procesų dalis. Jie gali vykti oficialiai, atsižvelgiant į paskirtą laiką ir tik biure. Neoficialūs verslo pasimatymai taip pat labai populiarūs. Antruoju atveju galite apsieiti be protokolinio pokalbio patvirtinimo. Jei susirinkimas yra oficialus, jis turi būti rašytinis pagal visas taisykles.
Protokolą saugo sekretorius arba kitas asmuo, turintis tokius įgaliojimus. Norėdami neatsilikti nuo pokalbio srauto, pabandykite išsiaiškinti apytikslį klausimų, kurie bus aptariami susitikime, sąrašą. Taip pat būtų naudinga turėti diktofoną, kad nepraleistumėte smulkmenų, nes protokolas yra labai detalus verslo įvykio aprašymas.
Reikėtų įrašyti dalyvaujančių ir neatvykusių asmenų pavardes. Galite patys užsirašyti visų, kurie atvyko į susitikimą, vietą, kad be klaidų nurodytumėte tam tikrų žodžių autorystę.
Kiekvieno susitikimo pradžioje nustatoma klausimų svarstymo tvarka, būtinai užsirašykite ją pažodžiui.
Jei susirinkime buvo balsuojama, nurodykite jo rezultatus (kiek žmonių balsavo „už“ir kiek balsavo „prieš“). Tuo atveju, kai susirinkime dalyvavo nedaug, taip pat turite galimybę pažymėti visų balsavusiųjų vardus ir pavardes.
Nedelskitesurašydami protokolą į galinį įrašą, nes per tą laiką galite pamiršti susitikimo detales.
Derybų protokolai
Derybos skiriasi nuo įprasto verslo susitikimo tuo, kad jose dažniausiai aptariamas vienas ar keli klausimai, kurie vaidina svarbų vaidmenį abiem pusėms. Šiuo atveju protokolas yra galimybė užfiksuoti visus pokalbio niuansus ir šalių reikalavimus. Svarstomas klausimas ne visada išsprendžiamas iškart po pirmųjų derybų, todėl direktoriams ar kitiems darbuotojams reikia laiko ir išsamios informacijos apie susirinkimą.
Derybų protokolas surašomas tuo pačiu principu kaip ir bet kuris verslo dokumentas.
Būtina nurodyti aprašomo įvykio datą, dokumento numerį ir pilną pavadinimo versiją. Po to seka įžanga, kurioje būtinai nurodomas dalyvaujančiųjų sąrašas ir pagrindiniai diskusijos klausimai.
Pagrindinėje dalyje informacija paprastai skirstoma į tris dalis: „Išklausyta“, „Pasakyta“, „Nusprendė“. Pilnoje protokolo versijoje visų kalbėtojų žodžiai cituojami pažodžiui Kai kuriais atvejais išduodamas ir protokolo išrašas, dubliuojantis tam tikrą jo dalį.
