Dokumentų valdymas yra svarbi biuro darbo grandis

2024 Autorius: Henry Conors | [email protected]. Paskutinį kartą keistas: 2024-02-12 10:32

Darbo eiga suprantama kaip taisyklės, pagal kurias pasirašyti sprendimai reklamuojami įmonėje ar institucijoje nuo jų gavimo iki archyvo saugyklos momento. Šios koncepcijos pagrindas – dokumento gavimas, jo svarstymas, perdavimas vykdomosioms institucijoms, vykdymo organizacinės priemonės, atestavimas, įforminimas, saugojimas.

Tai procesas, kurio metu atsižvelgiama į dokumento judėjimo atvejus ir į jo judėjimo per šiuos atvejus greitį. Dokumentų srautas – tai procesas, kuris turi būti koreliuojamas su administracinio aparato informacine veikla, su kiekvieno atskiro sprendimo dokumentavimu, naujai gautų dokumentų saugojimu.

Didžiulis daugelio administracinių aparatų veiklos trūkumai yra susiję būtent su prastu dokumentų judėjimo organizavimu. Pavyzdžiui, valdymo sprendimo dokumento platinimo procesas turėtų apimti tris privalomus komponentus:

• informacinis palaikymas priimant sprendimą (įskaitant patikimą informaciją,patvirtinantis sprendimo teisingumą);
• paties sprendimo dokumentavimas (reguliacinis dokumentas);
• įgyvendinimo kontrolė (į kurią įeina siūlomo darbo organizavimas, užduoties atlikimo būdai, sąlygų ir terminų laikymasis).

Kaip matyti iš aukščiau pateikto pavyzdžio, darbo eiga yra informacijos, kurios pagrindu bus priimtas administracinis sprendimas, rinkimas; paties sprendimo parengimas, įskaitant redagavimą, derinimą, rengimą iki patvirtinimo. Visi minėti etapai reikalauja dokumento judėjimo ne tik tarp įmonės struktūrinių padalinių, bet ir tarp vykdytojų – nuo technikų, specialistų iki vadovų. Iš šio pavyzdžio daroma tokia išvada: kuo didesnis dokumento judėjimo greitis, tuo aukštesnė jo vykdymo kokybė kiekviename konkrečiame etape, tuo geresnis visos įmonės valdymo procesas.

Pats terminas literatūroje pasirodė jau praėjusio amžiaus 2 dešimtmetyje. Tuomet buvo manoma, kad darbo eiga – tai darbo organizavimas, nukreiptas į racionalų viso valstybės aparato kūrimą, atsakomybės paskirstymą tarp įvairių atlikėjų ir tarnybų. 1931 metais Vadybos technologijos institutas pirmą kartą bandė reglamentuoti vienodus biuro darbo organizavimo principus. Buvo nustatytos taisyklės, pagal kurias turi būti vykdomas dokumentų priėmimas ir įteikimas, įforminimo taisyklės, pasirašymo reglamentavimas. Tolesni ekonominės raidos etapai gavo tokios sąvokos įstatyminį reguliavimą kaipbiuro darbas, kur pagrindinis akcentas buvo individualios techninės operacijos. Dokumentų valdymo programa šiuose teisės aktuose nebuvo paminėta, nors iš tikrųjų viskas susivedė su dokumentų judėjimo organizavimu. Nuo 1974 m. buvo pasirašytas pagrindinis dokumentas, reglamentuojantis visą dokumentų valdymo procesą, kuris galioja iki šiol.

Šis teisės aktas vadinamas „Vieninga valstybės įrašų valdymo sistema“(USSD), kurio punktai yra skirti dokumentų judėjimo organizavimui, technologiniams jų tvarkymo būdams ir taikymo taisyklėms. Šiame rinkinyje suformuluota pagrindinė taisyklė: „Dokumentų srautas – tai operatyvus dokumento judėjimas trumpiausiu keliu, įskaitant minimalias laiko ir darbo sąnaudas“. Tik praktiškai pritaikius patvirtintą taisyklę, galima tikėtis gerėjančio šalies gyventojų gyvenimo, valstybės ekonomikos augimo.

Šiiems tikslams pasiekti reikalingi protingi, disciplinuoti, atsakingi lyderiai, kuriems USSD pagrindu sukurtos darbo eigos įvedimas bus garbės ir sąžinės reikalas.