Susirinkimo protokolas yra dokumentas, kuriame atsispindi visi svarbūs šio renginio sprendimai. Dėl neteisingo jo formulavimo ir prasmės, ir vykdymo posėdžio dalyviai gali jį užginčyti. Be to, jei gamybinio susirinkimo protokole yra iškraipyta informacija, kyla pavojus priimti neteisingus valdymo sprendimus. Paprastų rekomendacijų rinkinys padės teisingai sutvarkyti.
Šio dokumento tekstą paprastai sudaro dvi dalys: įvadinė ir pagrindinė. Posėdžio (jo pirmosios pusės) protokole aprašomi pagrindiniai renginio parametrai: pareigos, vardas ir pavardė. nariai, pirmininkas ir sekretorius. Kai vienas iš dalyvaujančiųjų turi specialų statusą (kviestasis, ekspertas, stebėtojas ir pan.), tai taip pat pažymima dokumente. Jei susirinkime dalyvavo daug žmonių, susirinkimo protokole gali būti duomenų apie juosatskiras lapas, kuris yra neatskiriamas dokumento priedas. Įžanginė dalis baigiama darbotvarke, kurioje pateikiamas svarstomų klausimų sąrašas. Pageidautina juos išdėstyti pagal svarbą, tačiau gali būti ir kitų veiksnių, turinčių įtakos vietai klausimų sąraše. Pavyzdžiui, darbotvarkės struktūra gali priklausyti nuo jos dalies klausimų loginio santykio ar renginyje dalyvaujančių asmenų užimtumo. Pats dokumentas surašomas ant organizacijos (jos padalinio) firminio blanko, jame turi būti nurodyta, kada įvyko susirinkimas.
Posėdžio protokolas pagrindinėje dalyje turi sutapti su įžangine dalimi. Visų pirma jo klausimai turėtų būti išdėstyti ta pačia tvarka kaip ir darbotvarkėje. Teksto, kuriame įrašoma informacija apie kiekvieną darbotvarkės klausimą, konstravimo algoritmas yra toks: „išklausiau“, „kalbėjo“, „nusprendė“. Pagrindinė taisyklė rašant šią protokolo dalį – ji neturi virsti savotišku nuorašu.
Konkrečiai, pastraipoje „klausėsi“aprašoma, kas buvo pagrindinis kalbėtojas šiuo klausimu, ką jis pasiūlė savo kalbos pabaigoje. Pasak pranešėjų, taip pat nurodoma, kas pasakė, ką pasiūlė. Sprendimas nustato galutinę daugumos susirinkimo dalyvių poziciją. Jeigu buvo priimtas balsuojant, tuomet nurodoma, kiek buvo už, kiek buvo prieš, taip pat kiek susilaikė. Atsižvelgiant į svarstomų klausimų svarbą, gali būti nurodytas visas vardas. žmonės, užėmę vieną ar kitą poziciją.
Posėdžio protokolą surašo sekretorius, patį dokumentą pasirašo vykdytojas ir posėdžio pirmininkas. Informacijos š altinis jo sudarymui yra ranka rašyti juodraščiai, įrašai, padaryti naudojant diktofoną, stenogramos. Jeigu posėdžio metu nustatytiems klausimams spręsti reikalingas posėdyje nedalyvavusio aukštesnio pareigūno įgaliojimas, papildomai gali būti teikiamas šio vadovo sprendimams pritarimas. Pasirašytas ir registruotas protokolas gali būti siunčiamas kaip vienas dokumentas arba kaip išrašai pareigūnams, kuriems pateikiama tik dalis klausimų.
